Privacybeleid - samenvatting

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Doel

Dit is een samenvatting van het privacybeleid van Dhamma Pajjota (formeel adres: Vipassana VZW, Driepaal 3, 3650 Dilsen-Stokkem, België). In deze samenvatting leggen wij uit wie wij zijn, waarom wij uw gegevens nodig hebben, wat wij ermee doen en hoe u uw rechten kunt uitoefenen met betrekking tot de verwerking van uw gegevens.

Ons privacybeleid is erop gericht zorgvuldig met uw gegevens en uw rechten om te gaan, in overeenstemming met (inter)nationale regelgeving, meer in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG/GDPR).

 

Wie zijn wij

Als u zich inschrijft voor een cursus in Dhamma Pajjota worden uw gegevens verwerkt binnen ons online registratiesysteem CALM (Course Application and Letters Management). Aangesloten Vipassana-organisaties gebruiken dit registratiesysteem om cursussen te organiseren.

De CALM-Stichting, gevestigd te Rotterdam, beheert dit systeem en heeft een eigen privacybeleid dat u kunt opvragen door een e-mail te sturen naar contact@privacy-eu.dhamma.org

Dhamma Pajjota is vervolgens verantwoordelijk voor de verdere verwerking van uw gegevens. 

Uw gegevens worden gebruikt om  uw aanvraag te behandelen, u een plaats in de cursus te geven, u een kamer toe te wijzen en een plek om te mediteren, en zo nodig bijzondere voorzieningen te treffen.

 

De reden waarom we uw gegevens bewaren

Aan de hand van de informatie die u ons geeft, beoordelen wij of u mentaal en fysiek in staat bent om aan een cursus deel te nemen. Een Vipassana-cursus kan erg intensief zijn. 

 

Wij gebruiken uw gegevens voorts om:

  • accommodatie, voeding of vervoer te plannen.

  • u passende begeleiding en ondersteuning te geven, en u extra diensten aan te bieden zoals nieuwsbrieven, mits u hiermee akkoord gaat.

  • mededelingen te doen over vrijwilligerswerk en gelegenheid om te helpen, of andere relevante informatie, mits u hiermee akkoord gaat.

  • gegevens voor de belasting, of andere, wettelijk vereiste informatie bij te houden.

In sommige gevallen is het nodig om persoonsgegevens te bewaren omdat iemand door deel te nemen aan de cursus schade zou kunnen berokkenen aan zichzelf, aan anderen of aan de organisatie.

 

De gegevens die wij opslaan

Wij slaan uw naam op, geboortedatum, geslacht, beroep, naam van uw partner, naam van vrienden die deelnemen aan een cursus, contactpersoon in geval van nood, algemene contactinformatie, cursus geschiedenis, moedertaal en andere talen die u spreekt, medische en/of psychische ziektegeschiedenis (zoals u die heeft aangeleverd).

Wij slaan voor de duur van de cursus het kenteken van uw voertuig op mocht, in geval van nood, uw voertuig moeten worden verplaatst 

Als er voor een leraar redenen zijn om te besluiten dat u niet kunt deelnemen aan een cursus, bewaren wij die informatie, met de reden waarom. De beslissing kan gebaseerd zijn op de door u verstrekte gegevens, maar ook op gebeurtenissen en/of eigen waarnemingen van een leraar. Alleen de bij de beoordeling betrokken leraren hebben inzage in deze  beslissingen en de motivering.

U kunt verzoeken om inzage in deze gegevens. Hoe u dit kunt doen staat onder “Recht op inzage”. 

 

Hoe lang wordt het bewaard

In CALM wordt alle gevoelige informatie en alle communicatie 3 maanden nadat u de cursus beëindigd heeft automatisch verwijderd. Alleen basisgegevens blijven bewaard, zoals uw naam en het aantal cursussen dat u heeft voltooid. Dit is nodig om te kunnen beoordelen of u al eerder een cursus heeft gedaan. 

Een beoordeling dat u in de toekomst niet, of alleen onder bepaalde voorwaarden, deel kunt nemen aan een cursus wordt maximaal 10 jaar bewaard, welke periode alleen na een nieuwe beoordeling verlengd kan worden.

Het papieren registratieformulier dat u invult bij aankomst op het Vipassana-centrum, wordt na vijf jaar vernietigd. 

Als u deelneemt aan een cursus, is Dhamma Pajjota verantwoordelijk voor het bewaren van uw gegevens conform nationale, wettelijke vereisten. Dhamma Pajjota zal alle gegevens verwijderen die niet langer nodig zijn.

Voor meer informatie over bewaartermijnen kunt u contact opnemen met de Functionaris gegevensbescherming (FG, oftewel DPO; zie hierna).

 

Hoe we uw persoonsgegevens verwerken

Als we uw persoonsgegevens verwerken, hanteren we een aantal principes:

  1. uw gegevens worden alleen gebruikt en bewaard voor zover en voor zolang we deze werkelijk nodig hebben.

  2. wij hebben een overzicht van alle gegevens die worden bewaard.

     3.  als we uw gegevens niet meer nodig hebben verwijderen wij deze.

     4.  wij geven u toegang tot uw gegevens.

     5.  wij beveiligen uw gegevens goed. 

     6.  wij delen de gegevens alleen met Vipassana-organisaties in dezelfde traditie, met 

         dezelfde doelstellingen, en internationaal, alleen als er passende 

         veiligheidsmaatregelen zijn genomen. Deze staan in dit document aangegeven.

 

Functionaris voor Gegevensbescherming (FG/DPO) en Privacy Contact Persoon (PCP)

De CALM-Stichting, die verantwoordelijk is voor het internationale online-registratiesysteem, heeft een Functionaris Gegevensbescherming. 

De meditatiecentra die daar gebruik van maken, zoals Dhamma Pajjota, zijn verantwoordelijk voor de verdere verwerkingen. Voor ieder land is er daarom ook een Privacy-contactpersoon. De Privacy-contactpersoon werkt samen met de Functionaris Gegevensbescherming aan de bescherming van uw gegevens. 

U kunt contact opnemen met het team door een e-mail te sturen naar: contact@privacy-eu.dhamma.org.

 

Speciale regels voor kinderen

Voor kinderen is er een speciaal privacybeleid: www.privacy-eu.dhamma.org/children.

 

Rechtsgrond

Persoonsgegevens worden alleen bewaard als wij daar een gerechtvaardigde reden voor hebben en als het wettelijk toegestaan is, zoals op grond van  instemming, een contract, of een rechtmatig belang van de organisatie. Ook is het mogelijk dat wij gegevens verwerken omdat een bijzondere wet ons daartoe verplicht. Wij kunnen u altijd informeren over de rechtsgrond voor het bewaren van uw gegevens.

 

Veiligheid

Medewerkers (vrijwilligers) die persoonsgegevens verwerken voor Dhamma Pajjota tekenen een geheimhoudingsverklaring. Alleen de verantwoordelijke  leraren hebben toegang tot zeer gevoelige informatie (ook zij tekenen een geheimhoudingsverklaring).

Gegevens worden veilig bewaard en worden onder geen beding openbaar gemaakt aan een derde partij, tenzij deze speciaal gemachtigd is en een geheimhoudingsovereenkomst heeft getekend.

 

Persoonsgegevens worden bewaard:

  • in een afsluitbare ruimte met gecontroleerde toegang; en /of

  • in een afgesloten lade of archiefkast; en/of

  • indien geautomatiseerd, beveiligd met een wachtwoord, in overeenstemming met het Toegangscontrole Beleid; en/of

  • opgeslagen op (verwijderbare) versleutelde computer media die indien mogelijk geanonimiseerd of gepseudonimiseerd zijn.

PC-schermen en terminals die gebruikt worden voor de verwerking zijn alleen zichtbaar voor geautoriseerde medewerkers (vrijwilligers). Fysieke documenten mogen niet achtergelaten worden op plekken waar onbevoegde personen toegang toe hebben en mogen niet van de werkplek weggehaald worden zonder uitdrukkelijke toestemming. 

Zodra fysieke documenten niet langer nodig zijn, worden ze uit de beveiligde archieven verwijderd.

 

Rechten van studenten

Wij respecteren uw rechten. Wij verzekeren met name dat: 

  1. Wij u een overzicht kunnen geven van alle gegevens die we van u bewaren.

  2. Wij  ervoor zorgdragen dat uw gegevens juist zijn.

  3. Wij op uw verzoek gegevens corrigeren en desgevraagd gegevens verwijderen, tenzij er een rechtsgrond is voor verwerking zonder uw instemming. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen onze beslissing.

  4. Wij u op uw verzoek naar de Functionaris voor Gegevensbescherming of verantwoordelijke Privacy-contactpersoon  zullen verwijzen.

  5. Wij u de mogelijkheid  bieden om tegen de verwerking bezwaar te maken bij onze bezwaarcommissie, de zogeheten internationale “Special Cases Committee”. 

  6. Wij uw recht respecteren om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Recht op inzage en Recht op bezwaar

Indien u wilt weten welke gegevens we van u bewaren, of als u het niet eens bent met de gegevens, of met het feit dat wij uw gegevens bewaren, kunt u het formulier bij de link onder het kopje contactinformatie hieronder invullen en sturen naar contact@privacy-eu.dhamma.org.

 

Datalek-procedures

Als er een datalek is dat gevolgen voor u kan hebben, zullen wij u en de Autoriteit Persoonsgegevens hierover informeren. Als u wilt weten hoe u zelf een datalek kunt melden, kijk bij:  https://www.privacy-eu.dhamma.org/report-a-data-breach/

 

Internationale veiligheidsmaatregelen

Als wij uw persoonsgegevens delen met een Vipassana-organisatie buiten de Europese Unie, hanteren we extra veiligheidsmaatregelen. Deze kunnen goedgekeurde “Bindende Bedrijfsvoorschriften” zijn, of standaard contractuele bepalingen zoals goedgekeurd door de Europese Commissie. U kunt contact met ons opnemen als u meer wilt weten over de veiligheidsmaatregelen die wij in uw specifieke geval genomen hebben. 

Wanneer u ons verzoekt om gegevens te verstrekken aan een organisatie zonder voldoende veiligheidsmaatregelen, zullen wij u informeren over de risico’s. U kunt dan zelf kiezen om de informatie al dan niet te verstrekken. 

 

Contactinformatie

Als u vragen heeft of contact met ons wilt opnemen, stuur een e-mail naar  contact@privacy-eu.dhamma.org of kijk bij https://www.privacy-eu.dhamma.org.